Intern kontroll

Intern kontroll

Styrelsens och verkställande direktörens ansvar för intern kontroll regleras i aktiebolagslagen och årsredovisningslagen som stipulerar att information om de huvudsakliga dragen i bolagets system för intern kontroll ska ingå i bolagsstyrningsrapporten, Koden, styrelsens arbetsordning samt VD-instruktionen samt instruktionen för finansiell rapportering. Styrelsen ska, bland annat, säkerställa att bolaget har en tillräcklig intern kontroll och formaliserade rutiner för att säkerställa att fastställda principer för finansiella rapportering efterlevs och att det finns effektiva system inrättade för att övervaka och styra bolagets verksamhet och riskerna förknippade med bolagets verksamhet och drift. Det övergripande syftet med den interna kontrollen är att, i möjligaste mån, säkerställa att bolagets verksamhetsstrategier och mål övervakas samt att aktieägarnas investeringar skyddas. Vidare syftar den interna kontrollen till att säkerställa att den externa finansiella rapporteringen, med rimlig säkerhet, är pålitlig och upprättad i enlighet med god redovisningssed (GAAP), att tillämpliga lagar och regler, inklusive de krav som ställs på noterade bolag, efterlevs. Kontrollmiljön utgör grunden för den interna kontrollen och innefattar även riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt övervakning. Detta beskrivs vidare nedan. Bolaget har inte inrättat en separat funktion för internrevision. Denna uppgift sköts i stället av styrelsen.

Kontrollmiljö

Styrelsen har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i förhållande till den finansiella rapporteringen. Styrelsen har, för att skapa och upprätthålla en fungerande kontrollmiljö, antagit ett antal policyer, riktlinjer och styrdokument gällande den finansiella rapporteringen. Dessa dokument utgörs främst av styrelsens arbetsordning, VD-instruktionen, instruktionerna för finansiell rapportering samt instruktioner för de utskott som har utsetts av styrelsen. Styrelsen har även antagit attestinstruktioner samt en finanspolicy. Bolaget har också en finanshandbok som innehåller principer, riktlinjer och rutiner för redovisning och finansiell rapportering. Därutöver har styrelsen antagit ett flertal IT-relaterade policyer i vilka frågor såsom återskapande av data behandlas. Vidare har styrelsen inrättat ett revisionsutskott vars primära uppgift är att övervaka bolagets finansiella rapportering, effektiviteten hos bolagets interna kontroll, internrevision (om en sådan funktion inrättats) och riskhantering, samt att utvärdera och övervaka revisorns opartiskhet och oberoende.

Ansvaret för det löpande arbetet med att upprätthålla kontrollmiljön åvilar främst bolagets verkställande direktör som regelbundet rapporterar till styrelsen i enlighet med fastställda instruktioner. Koncernens finansavdelning har en viktig roll i att säkerställa att den finansiella rapporteringen tillhandahåller pålitlig information. Avdelningen ansvarar för att den finansiella rapporteringen är fullständiga och korrekta samt att de publiceras vid rätt tidpunkt. Utöver CFO består koncernens finansavdelning av tre medarbetare i form av en Group Financial Controller, Group Accounting Manager samt Group Business Controller. Finansavdelningen rapporterar till CFO, som i sin tur rapporterar till verkställande direktören. Utöver VD och finansavdelningen utgörs bolagets centrala organisation av COO som ansvarar för gruppens operationella frågor och rapporterar till VD, CIO som ansvarar för gruppens IT-miljö och IT-funktion och rapporterar till VD, Head of Administration and Processes som ansvarar för administration och implementering av processer samt för Human Resources och rapporterar till VD, Head of Business development som ansvarar för gruppens affärsutveckling och rapporterar till VD samt Head of Legal som ansvarar för legala frågor och styrelseadministration och rapporterar till CFO. Samtliga lokala enheter inom koncernen är organiserade med sin egen styrelse och, om tillämpligt, verkställande direktören, med ansvar för kontroll av den lokala verksamheten i enlighet med riktlinjer och instruktioner från koncernnivå. De lokala enheterna har sin egen administration som sköter bokföring och finansiell rapportering. De lokala enheterna rapporterar i första hand till bolagets verkställande direktör och CFO. Utöver den interna övervakningen och rapporteringen rapporterar bolagets externa revisorer rutinmässigt till verkställande direktören och styrelsen under räkenskapsåret. Revisorernas rapporter ger styrelsen en god bild av, och förståelse för, den finansiella rapporteringen i årsredovisningen.

Riskbedömning och kontrollaktiviteter

Riskbedömning omfattar att identifiera och utvärdera riskerna för väsentliga fel i redovisningen och rapporteringen på koncernnivå samt i dotterföretagen. Riskbedömningen görs regelbundet och i enlighet med etablerade riktlinjer med fokus på enskilda projekt. Inom styrelsen är det revisionsutskottet som i första hand ansvarar för att fortlöpande bedöma bolagets risksituation, varefter styrelsen gör en årlig bedömning av riskläget.

Kontrollaktiviteter syftar till att identifiera och begränsa risker. Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen samt övervakning av ledningen. Detta görs både genom interna och externa kontrollaktiviteter samt genom utvärderingen och övervakning av bolagets policyer och styrdokument. Koncernens riktlinjer för intern kontroll följs upp under räkenskapsårets gång inom samtliga enheter. Enhetliga instruktioner för redovisning och rapportering gäller för samtliga enheter inom Koncernen. De lokala enheternas finansiella utveckling följs regelbundet upp genom månatlig rapportering och fokuserar huvudsakligen på intäkter, resultat och orderlogg. Det omfattar även juridisk och verksamhetsmässig uppföljning med fokus på enskilda projekt. Andra viktiga beståndsdelar i den interna kontrollen är de årliga processerna för affärsplanering samt budget- och prognos.

Information och kommunikation

Bolaget har informations- och kommunikationskanaler för att säkerställa att den finansiella rapporteringen är korrekt samt för att underlätta rapportering och återkoppling från avseende verksamheten till styrelsen och ledningen, bland annat genom att göra bolagsstyrningsdokument, såsom interna policyer, riktlinjer och instruktioner gällande den finansiella rapporteringen, tillgängliga och kända för berörda medarbetare. Finansiell rapportering sker i ett gemensamt koncernsystem med färdiga redovisningsmallar. Bolagets finansiella rapportering är i enlighet med svenska lagar och regler samt lokala reglerna i de länder där verksamhet bedrivs. Information till aktieägare och andra intressenter tillhandahålls genom årsredovisningen, genom kvartalsrapporter och pressmeddelanden.

Övervakning

Efterlevnaden och effektiviteten av den interna kontrollen övervakas fortlöpande. Verkställande direktören säkerställer att styrelsen fortlöpande erhåller rapporter

om hur bolagets verksamhet utvecklas, inklusive utvecklingen för bolagets resultat och finansiella ställning, samt information gällande viktiga frågor och händelser, till

exempel hur vissa enskilda projekt utvecklas. Verkställande direktören rapporterar även om dessa frågor vid samtliga styrelsemöten. Styrelsen och revisionsutskottet granskar årsredovisningen och kvartalsrapporter och genomför finansiella utvärderingar i enlighet med en fastställd plan och modell. Revisionsutskottet övervakar den finansiella rapporteringen och därtill relaterade frågor och diskuterar regelbundet dessa med revisorerna.

Revision

Revisorn ska granska bolagets årsredovisning och räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Efter varje räkenskapsår ska revisorn lämna en revisionsberättelse och en koncernrevisionsberättelse till årsstämman. Enligt bolagets bolagsordning ska bolaget ha en revisor eller en revisionsbyrå. Bolagets revisor är Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB, med den auktoriserade revisorn Eva Jonséus Carlsvi som huvudansvarig revisor. Eva Jonséus Carlsvi är en auktoriserad revisor och medlem av FAR.